I. Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Polityka ochrony prywatności określa sposób zbierania, przetwarzania i przechowywania danych osobowych koniecznych do realizacji zamówień złożonych przez sklep internetowy sklep.copernicon.pl (regulamin Sklepu dostępny pod adresem https://sklep.copernicon.pl/regulamin-sklepu/) ze szczególnym uwzględnieniem biletów uczestnictwa w Festiwalu Fantastyki Copernicon (dalej: Festiwal).
2. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Stowarzyszenie Miłośników Gier i Fantastyki „Thorn”, KRS 0000428487 z siedzibą pod adresem ul. Grudziądzka 31/21, 87-100 Toruń (dalej: Administrator).
3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej: RODO).
4. Zbierane przez Administratora dane będą:
- przetwarzane zgodnie z prawem,
- przetwarzane w wyraźnie określonych celach i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami,
- przetwarzane w celu realizacji i wykonania umowy sprzedaży oraz świadczenia zamówionych usług dodatkowych,
- merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,
- przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie szybciej niż po wygaśnięciu roszczeń związanych z celami przetwarzania.
5. Dane osobowe, które podlegają przetwarzaniu:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail;
- numer telefonu;
- zestawienie zakupionych Towarów i Usług
- adres rozliczeniowy.
6. Dane osobowe osoby, której dane dotyczą, są podawane dobrowolnie za zgodą tejże.
II. Cel i podstawy prawne przetwarzania danych
1. Administrator przetwarza dane osobowe niezbędne do świadczenia i rozwoju oferowanych towarów i usług oferowanych przez Sprzedawcę.
2. Dane osobowe przetwarzane będą w następujących celach:
a. komunikacji z Kupującym w celu dostarczeniu mu niezbędnych informacji na temat zakupionych Towarów lub Usług oraz budowania pozytywnych i rzetelnych relacji z Nim, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
b. w celach analitycznych i statystycznych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu weryfikacji aktywności Użytkowników i ich preferencji dla optymalizacji usług i produktów oraz stosowanych funkcjonalności Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
c. ewentualnego ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie jej praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
d. zawarcia i realizacji umowy sprzedaży Towarów lub Usług (w tym biletów i noclegów) zamówionych w Sklepie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
e. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. W każdym z wymienionych powyżej przypadków (ust. 2) podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji zamówienia.
III. Okres przetwarzania danych osobowych
1. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do zachowania zgodności z przepisami prawa (w tym przez okres 5 lat dla danych wymaganych przez przepisy podatkowe i rachunkowe) oraz do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu wycofania udzielonej zgody z zastrzeżeniem, że wycofanie tej zgody nie ma wpływu na zgodność przetwarzania danych, którego dokonano przed tym wycofaniem.
IV. Informacje o przetwarzaniu
1. Dane osobowe w zależności od celu przetwarzania mogą zostać ujawnione:
a. podmiotom powiązanym z Administratorem,
b. Podmiotom Współpracującym z Administratorem (w szczególności organizatorom noclegów, wypoczynku oraz zewnętrznym organizatorom wydarzeń), w zakresie niezbędnym do realizacji Usług nabytych przez Użytkownika za pośrednictwem Sklepu),
c. kancelariom prawnym i biuru rachunkowemu Sprzedawcy,
d. Podmiotom Trzecim (w szczególności organizatorom noclegów, wypoczynku oraz zewnętrznym dostawcom towarów i usług), w zakresie niezbędnym do realizacji Usług nabytych przez Użytkownika za pośrednictwem Sklepu.
2. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora, nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.
3. W celu realizacji zamówienia na Usługi Podmiotów Współpracujących lub Podmiotów Trzecich (np. rezerwacja noclegu w hotelu), dane osobowe Kupującego mogą być przekazywane tym podmiotom w zakresie niezbędnym do wykonania usługi. Informacje o Podmiotach Współpracujących są każdorazowo umieszczane na stronie internetowej Towaru lub Usługi.
V. Prawa osób, których dane dotyczą
1. Kupujący ma prawo:
- dostępu do treści swoich danych osobowych;
- sprostowania danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania odbywającego się na podstawie prawnie usprawiedliwionego interesu administratora;
- wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.
2. Uczestnik ma prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji, w której uzna, że przetwarzanie narusza jego prawa i wolności.
3. W procesie przetwarzania danych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
VI. Postanowienia końcowe
1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej Polityce prywatności i jednocześnie zapewnia, że prawa Uczestników wynikające z niniejszego dokumentu nie zostaną ograniczone.
2. O wszelkich zmianach w Polityce prywatności Uczestnik zostanie poinformowany poprzez stronę internetową Sprzedawcy.